Najczęstsze pytania i odpowiedzi – FAQ

INFORMACJE OGÓLNE

 

Okres obowiązywania rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 26 października 2020 r. w sprawie zaleceń dotyczących standardu rachunku kosztów u świadczeniodawców

Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 26 października 2020 r. w sprawie zaleceń dotyczących standardu rachunku kosztów u świadczeniodawców wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021 roku. Nie przewidziano okresu przejściowego. Akt prawny został opublikowany w Dzienniku Ustaw w dniu 19 listopada 2020 poz. 2045.

Kogo dotyczy obowiązek stosowania standardu rachunku kosztów – zakres podmiotowy rozporządzenia.

Zakres podmiotowy stosowania rozporządzenia został określony w art. 31lc ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, który stanowi, że świadczeniodawcy, którzy zawarli umowę o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej, są obowiązani do stosowania standardu rachunku kosztów opracowanego na podstawie zaleceń określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7.

Jednocześnie w ustawie (art. 31lc ust. 8) przewidziano wyłączenie z tego obowiązku określonej grupy świadczeniodawców, a mianowicie:

1. udzielających świadczeń opieki zdrowotnej wyłącznie w zakresie podstawowej opieki zdrowotnej,
2. nie prowadzących ksiąg rachunkowych na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
3. realizujących czynności z zakresu zaopatrzenia w wyroby medyczne.

Oznacza to, że wyznacznikiem obowiązku stosowania standardu rachunku kosztów jest posiadanie umowy z Narodowym funduszem zdrowia, niezależnie od zakresu realizowanych świadczeń, wielkości  czy formy prawnej podmiotu. Przykładowo:

• z obowiązku stosowania standardu zwolniony jest podmiot udzielający świadczeń wyłącznie w zakresie POZ, ale podmiot świadczący usługi w zakresie podstawowej opieki zdrowotnej oraz specjalistyki ambulatoryjnej, stomatologii czy rehabilitacji ma taki obowiązek,
• obowiązek stosowania standardu mają zarówno podmioty duże (np. szpitale, duże przychodnie) jak i małe (np. hospicja, zakłady opiekuńczo-lecznicze, małe przychodnie), chyba że spełniają wskazane wyżej kryteria wyłączenia,
• obowiązek stosowania standardu mają podmioty, które udzielają świadczeń zarówno na podstawie umowy z NFZ jak i komercyjnie, chyba że spełniają wskazane wyżej kryteria wyłączenia.

Podkreślić należy że podmioty, które nie są objęte obowiązkiem prowadzenia pełnej księgowości zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (np. będące na podatkowej karcie przychodów i rozchodów), nie są zobowiązane do przejścia na księgi rachunkowe.

W jaki sposób wdrażać standard rachunku kosztów?

Biorąc pod uwagę konieczność wprowadzenia przez świadczeniodawców zmian w politykach rachunkowości, systemach księgowych, kadrowo-płacowych, magazynowych i innych, a także zakres zmian koniecznych do wprowadzenia wraz z rozpoczęciem roku obrotowego, przed 1 stycznia 2021 roku niezbędne jest co najmniej stworzenie listy OPK wraz z numerami kont w układzie podmiotowo- funkcjonalnym, przygotowanie planu kont zespołu 4 oraz podzielników kosztów wspólnych i kluczy podziałowych. Natomiast z uwagi na liczbę procedur realizowanych w podmiotach

W celu usprawnienia działań związanych z wdrażaniem standardu, świadczeniodawca może powołać zespół do spraw wdrażania SRK. AOTMiT przygotowała przykładowy wzór zarządzenia powołującego taki zespół  oraz przykładowy harmonogram działań związanych z wdrażaniem standardu rachunku kosztów.

Czy Agencja udostępni bądź zaproponuje również gotowe rozwiązania informatyczne w zakresie implementacji zapisów rozporządzenia?

Z uwagi na mnogość oferowanych na rynku systemów informatycznych i przyjętych u świadczeniodawców rozwiązań w tym zakresie, AOTMiT nie ma możliwości, ani uprawnień do narzucania wszystkim świadczeniodawcom jednolitego oprogramowania. W ramach wsparcia udzielanego świadczeniodawcom, Agencja oferuje wsparcie również dla dostawców systemów informatycznych dla podmiotów leczniczych. Pierwsze ze szkoleń przeprowadzonych przez AOTMiT dedykowane było firmom informatycznym, aby mogły rozpocząć przygotowania do wdrożenia rozwiązań określonych w rozporządzeniu w obsługiwanych podmiotach.

W jaki sposób stosować rozporządzenie w podmiotach innych niż szpitale?

W Agencji opracowywane są materiały zawierające praktyczne aspekty wdrażania standardu rachunku kosztów w podmiotach o różnych profilach działalności, takich jak podstawowa opieka zdrowotna połączona ze specjalistyką ambulatoryjną, rehabilitacja, stacje pogotowia ratunkowego, stomatologia, hospicja i inne. Są one sukcesywnie umieszczane na stronie. 

Jaka będzie forma, zakres i termin przekazywania danych do Agencji?

Dane udostępniane będą Agencji tak jak do tej pory, w trybie wskazanym w art. 31lc ust. 4 ustawy o świadczeniach, to jest w terminie wskazanym przez Prezesa Agencji, nie krótszym jednak niż 14 dni, licząc od dnia doręczenia świadczeniodawcy wniosku o udostępnienie danych, jak również w formacie określonym przez Prezesa AOTMiT. Dodatkowo, zgodnie z rozporządzeniem świadczeniodawca będzie zobowiązany do przekazania informacji o: sposobie przypisania kodów funkcji do OPK (zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 4), zastosowanych innych niż wskazane w rozporządzeniu rozdzielnikach kosztów wspólnych i kuczach podziałowych oraz przyjętej metodzie wyceny procedur, spośród określonych w załączniku nr 9.

Wg uzasadnienia, strona 13: „W związku z licznymi głosami przedstawicieli podmiotów leczniczych, które wskazywały na brak możliwości wdrożenia rozwiązań ze względu na niewystarczające przygotowanie w zakresie systemów informatycznych i ich integracji, rozporządzenie nie narzuca konkretnych do zaimplementowania modułów kalkulacyjnych. Jednocześnie podkreślenia wymaga fakt, że opcje wskazywane w rozporządzeniu jako najbardziej pożądane, powinny stać się punktem odniesienia w zakresie planowanych do wdrażania rozwiązań i modyfikacji systemów.” Czy to oznacza, że jeśli jednostka nie jest w chwili obecnej gotowa zastosować rozwiązania z rozporządzenia (np. ograniczenia systemowe, brak licencji na niektóre funkcjonalności, zagrożenia związane z Covid19 itp.) to nie jest zobligowana do ich zastosowania?

Brak przygotowania jednostki pod względem informatycznym nie jest kryterium wyłączającym świadczeniodawcę ze stosowania zaleceń dotyczących standardu rachunku kosztów. Należy pamiętać, iż firmy dostarczające oprogramowanie dla świadczeniodawców są zobligowane dostosować je do obowiązujących przepisów prawa.

Czy w związku z proponowanym wprowadzeniem etapów wdrażania rozporządzenia planowana jest zmiana zapisów samego rozporządzenia?

Nie ma konieczności zmiany zapisów rozporządzenia.

Czy materiały ze szkolenia będą dostępne w jakiejś formie?

Materiały – prezentacje ze szkoleń będą w najbliższym czasie udostępnione na stronie Agencji w bloku tematycznym Standard Rachunku Kosztów – zachęcamy do śledzenia strony https://www.aotm.gov.pl/.

 

 

OŚRODKI POWSTAWANIA KOSZTÓW

Koszty programów lekowych powinny być ewidencjonowane na OPK Oddziału/ Poradni, czy powinny być wydzielone osobne OPK dla tej działalności?

Programy lekowe nie wymagają tworzenia odrębnych OPK, natomiast ewidencja kosztów związanych z zakupem leków stosowanych w związku z programami lekowymi jest ujęta na koncie księgowym 401-02-02, gdzie ustawodawca dopuszcza, aby na trzecim i czwartym poziomie analityki świadczeniodawca rozbudował sobie strukturę kont dedykowanych programom lekowym, lekom do chemioterapii w zależności od własnych potrzeb.

Wg rozporządzenia i uzasadnienia, zmiana kodowania OPK (konta syntetyczne) nie jest obligatoryjna, Czy mam rację?

Prośba o potwierdzenie, że Rozporządzenie nie nakłada obowiązku zmiany kont zespołu 5 oraz zmiany już istniejących symboli OPK.

W ramach ewidencji kosztów w układzie podmiotowo-funkcjonalnym, w rozporządzeniu określono rodzaje działalności wraz z przypisanym kodem funkcji, który może być wykorzystany przez świadczeniodawcę jako kod syntetyczny kont zespołu 5. Przepis wskazujący, że kod funkcji może być tożsamy z kodem syntetycznym „5-tek” daje świadczeniodawcom możliwość usystematyzowania w swoim systemie księgowo-finansowym kont zespołu 5 zgodnie z załącznikiem nr 1. Natomiast świadczeniodawcy, którzy mają usystematyzowane konta zespołu 5 według innego układu, nie będą musieli dokonywać zmian w dotychczasowej ich budowie, jeśli uznają, że zaproponowane rozwiązanie nie będzie optymalne z zarządczego punktu widzenia. W takim wypadku przy przekazywaniu Agencji danych, o których mowa w art. 31lc ust. 2 ustawy, świadczeniodawca został zobowiązany do przypisania do każdego wyodrębnionego u siebie OPK właściwego kodu funkcji (spośród wskazanych w załączniku nr 1) oraz kodu charakteryzującego specjalność komórki organizacyjnej zakładu leczniczego (wskazane w załączniku nr 3), a następnie do przekazania tych danych w układzie wskazanym w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

W jaki sposób rozliczyć koszty ośrodka pomocniczego lub proceduralnego, jeśli ten ośrodek w danym miesiącu nie funkcjonował, np. w przypadku zamknięcia z tytułu COVID-19?

Wybór sposobu podziału kosztów pozostawiono świadczeniodawcy. Jednym ze sposobów może być podział proporcjonalny do rozliczenia z ostatniego miesiąca jego funkcjonowania albo przyjęcie średniej z danego okresu (np. ostatnich 6 miesięcy albo poprzedniego roku).

Z mojej perspektywy wdrożeniowca systemu finansowo-księgowego w jednostkach medycznych typu szpitale kliniczne, szpitale powiatowe ale i w zespołach przychodni medycyny pracy czy zespołach przychodni specjalistycznych, mam wrażenie że konta OPK zostały opracowane z myślą o dużych jednostkach, w rozporządzeniu brak propozycji dla jednostek małych z wieloma lokalizacjami. Pytanie -> na którym poziomie OPK powinno się umieścić lokalizacje.

Jeśli OPK realizuje ten sam zakres, ale znajduje się w różnych lokalizacjach to każdy musi stanowić odrębny OPK. Lokalizacje powinny być rozdzielone na kontach zespołu 5 w kolejnym (np. drugim czy trzecim) członie, np. 507-15-01-Pracownia TK-Kraków, 507-15-02-Pracownia TK-Wieliczka.

Czy w OPK muszą wystąpić kody resortowe?

Czy jest obowiązek stosowania kodów resortowych w budowaniu kodu OPK, czy można zastosować indywidualną numerację?

Nie, jeżeli dla danego rodzaju działalności nie zdefiniowano kodów charakteryzujących specjalność komórki organizacyjnej (np. OPK działalności pomocniczej niemedycznej, np. kuchnia).

Podobnie nie ma obowiązku umieszczania kodów resortowych w numerze OPK. W takim wypadku przy przekazywaniu Agencji danych, o których mowa w art. 31lc ust. 2 ustawy, świadczeniodawca został zobowiązany do przypisania do każdego wyodrębnionego u siebie OPK właściwego kodu funkcji (spośród wskazanych w załączniku nr 1) oraz kodu charakteryzującego specjalność komórki organizacyjnej zakładu leczniczego (wskazane w załączniku nr 3), a następnie do przekazania tych danych w układzie wskazanym w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

Z jakiego zapisu wynika potrzeba rozdzielania oddziałów? Rozporządzenie (załącznik) dopuszcza możliwość przypisywania kilku specjalności do jednego OPK. Wyjątkiem jest OINK – który ma być traktowany jako OPK proceduralny – nigdzie nie ma informacji o potrzebie rozdzielenia oddziału. Dla przykładu Oddział Chirurgiczno – Naczyniowy, który ma 2 kody specjalizacji jest nie do podzielenia – liczba łóżek jest wspólna i wynika z bieżącego obłożenia. Rozporządzenie dopuszcza przypisywanie kilku kodów specjalizacji, drugim przykładem może być dział anestezjologii / oddział anestezjologii wydzielony z OIOM – tez jako OPK proceduralny?

Slajd nr 15 pokazuje na przykładzie ZDO, że można przypisać kilka kodów resortowych do jednego OPK – proszę o odpowiedź według jakich przepisów nie można zastosować tej samej zasady do oddziałów?

Nie ma obowiązku wydzielania OPK dla oddziału neurologicznego i pododdziału udarowego?

Czy obowiązkowo należy wydzielić OPK, dla każdego z odcinków danego oddziału (np. Oddział Wewnętrzny posiada odcinek Ch. Wewnętrznych oraz odcinek Onkologiczny), jeżeli wykonują różne rodzaje świadczeń w ramach jednego oddziału?

Czy jeżeli jest kilka kodów resortowych na danym OPK to czy trzeba je rozdzielać?

Rozporządzenie nie narzuca obowiązku dzielenia oddziałów wieloprofilowych nieproceduralnych, w takim przypadku przypisuje się kilka kodów odpowiadających specjalnościom komórki organizacyjnej. W wielu przypadkach jednak rozdzielenie kosztów może być uzasadnione, natomiast zawsze pozostaje to decyzją zarządzającego podmiotem.

Co jeśli CBO – podział sal jest płynny i nie jesteśmy w stanie przydzielić OPK do konkretnej Sali?

Czy celem jest wydzielanie bloków, czy ośrodków powstawania kosztów? Jeżeli system informatyczny pozwala na przypisywanie OPK na poziomie sal, to czy można nie wydzielać bloków? Załącznik nr 2, p 1.4 – czy celem jest wydzielanie osobnych bloków operacyjnych czy ośrodków dla grupy sal? W systemach Asseco wymóg wydzielania bloków jest możliwy do zrealizowania bez wydzielania osobnych OPK tak samo jak możliwość wydzielania osobnych OPK dla sal operacyjnych bez wydzielania osobnego bloku?

Szpital posiada Centralny Blok Operacyjny o jednym OPK, na Bloku jest kilka sal operacyjnych? Czy Blok Operacyjny ma mieć kilka osobnych OPK ze względu na specjalizację? Czy wydzielić Salę Porodową z osobnym OPK z Ogólnego Bloku Operacyjnego?

Czy można nie rozdzielać Centralnego Bloku Operacyjnego na poszczególne Bloki?

A jeśli jest jeden blok operacyjny, z którego korzystają wszystkie oddziały, to też należy go wydzielić?

Centralny Blok Operacyjny (CBO) powinien zostać rozdzielony na bloki operacyjne wyodrębnione według określonego kryterium, na przykład specjalności (co wiąże się z wyposażeniemi oprzyrządowaniem tych sal operacyjnych). Czyli dotychczasowy CBO mający 5 sal operacyjnych operujących na rzecz 6 oddziałów zabiegowych należy podzielić na 6 bloków operacyjnych dedykowanych poszczególnym oddziałom zabiegowym.

Jeżeli 2 sale dotychczasowego centralnego bloku operacyjnego na stałe przypisane są do operacji ortopedycznych, to taki wydzielony OPK Blok operacyjny ortopedyczny powinien mieć przypisane 2 sale operacyjne. Nie należy tworzyć dwóch odrębnych bloków operacyjnych ortopedycznych, każdy z przypisaną 1 salą operacyjną.

Możliwa jest także sytuacja, że jeżeli na dotychczasowym centralnym bloku operacyjnym 1 sala operacyjna dedykowana była na stałe po połowie dwóm oddziałom zabiegowym: oddziałowi laryngologicznemu i oddziałowi okulistycznemu, należy wydzielić dwa odrębne OPK blok operacyjny laryngologiczny oraz blok operacyjny okulistyczny, każdy z przypisaną połową kosztów (0,5) sali operacyjnej.

Co zrobić w przypadku, gdy na dzień dzisiejszy mamy wyodrębnione w rachunku kosztów OPK sal operacyjnych/zabiegowych będących składowymi konkretnych oddziałów (tym samym posiadających ten sam kod resortowy)? Np. Oddział Laryngologiczny (501-01-00), Posiada w swojej strukturze Salę Operacyjną Laryngologiczną (511-02-00) – oba te OPK stanowią jeden kod resortowy. W której grupie kodów funkcji/kont syntetycznych (według wskazanych w załączniku do Rozporządzenia MZ)  mają być wykazywane sale operacyjne/zabiegowe?

Zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia OPK działalności podstawowej scharakteryzowanej kodami charakteryzującymi specjalność komórki organizacyjnej, przypisanymi do kodów funkcji 500-506 nie może być łączony kosztowo w jeden OPK z OPK proceduralnymi scharakteryzowanymi kodami charakteryzującymi specjalność komórki organizacyjnej przypisanymi do kodu funkcji 507, wskazanymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Tym samym należy rozdzielić oddziały i sale operacyjne jako odrębne OPK.

Sale operacyjne/ zabiegowe mają przypisany kod funkcji 507.

Czy jest dopuszczalny taki podział, tzn. pozostawienie tzw. kosztów wspólnych poszczególnych bloków operacyjnych, które dzielone są dalej wg takich samych kluczy podziałowych, czyli aktualnie czasu trwania zabiegów lub jednostki kalkulacyjnej. Podział np. na Bloku jest bezpośrednio na oddziały, a w Laboratorium na pracownie i dopiero kolejnym kroku na oddziały. Taki OPK znacząco ułatwia podział kosztów tzw. administracyjnych/ nadzorczych w danej komórce organizacyjnej:

Blok operacyjny – koszty wspólne 4910  – 507

• Zabiegi chirurgiczne 4910 – 507
• Zabiegi neurochirurgiczne 4910 – 507
• Zabiegi ortopedyczne 4910 – 507
• Zabiegi urologiczne 4910 – 507

Zakład Diagnostyki Laboratoryjnej – koszty wspólne    7100  – 507

• Pracownia – Bakteriologia 7100  – 507
• Pracownia – Biochemia 7100  – 507

Nie powinno być OPK wspólnego, chociażby ze względu na amortyzację, wynagrodzenia personelu, itp. które powinny być bezpośrednio przypisane do konkretnych zabiegów tj. zabiegów chirurgicznych, ortopedycznych, itd.

Prośba o potwierdzenie, że ośrodki o kodzie funkcji 508 to ośrodki proceduralne i nie dotyczą usług bezpośrednio finansowanych przez NFZ jak żywienie matek, żywienie pozajelitowe, przetoczenia krwi itp.

Rodzaj działalności o kodzie funkcji 508 odnosi się do działalności związanej z udzielaniem świadczeń finansowanych przez płatnika publicznego bezpośrednio a nie w zakresie działalności wskazanej w kodach funkcji 500-506.

Prośba o potwierdzenie, że ośrodki o kodach funkcji 508 i 540 służą do wydzielenia części kosztów procedur w momencie rozliczania odpowiadającego im ośrodka o kodzie funkcji 507 oraz że nie jest zamiarem Rozporządzenie wymuszenie gromadzenia kosztów bezpośrednich w podziale na ośrodki o kodach funkcji 507, 508 i 540. Analogicznie dla pary 535 i 545. W przypadku, w którym kod funkcji 540 miałby również służyć do wydzielenia (gromadzenia) kosztów związanych z hospitalizacją pacjentów nieubezpieczonych, ubezpieczonych poza NFZ czy np. finansowanych przez sądy, to aby takie rozliczenie było wykonalne, to musiałoby się opierać o rachunek kosztów leczenia ze względu na zbyt dużą liczbę powiazań informacji między systemami FKK a systemami HIS.

Tak, ośrodki o kodach funkcji 508, 540, 545 służą do wydzielenia części kosztów procedur w momencie rozliczania odpowiadającego im ośrodka o kodzie funkcji 507.

Prośba o podanie uszczegółowionego opisu dla ośrodków o kodach funkcji 520-529. Czy ośrodki te mają być ośrodkami wyniku (finalne) czy, mają się rozliczać na inne ośrodki? Co w sytuacji, gdy gromadzą koszty związane z hospitalizacjami na oddziale? Czy np. projekty unijne, których elementem jest dostarczanie środków trwałych dla szpitala mają generować koszty na ośrodku o kodzie 525, czy obciążać ośrodek który korzysta z danego środka. Wyłączenie do 525 spowoduje zaniżenie kosztu pacjenta o koszty NKUP.

Ośrodki o kodach funkcji 520-529 mają być ośrodkami wyniku. Ideą rozporządzenia było rozdzielenie działalności leczniczej finansowanej ze środków publicznych od innych rodzajów działalności tak, aby koszty związane z innymi rodzajami działalności (np. naukową czy dydaktyczną) nie obciążały w nieuprawniony sposób kosztów działalności leczniczej.

Rozumiem, że Dział Rehabilitacji będzie mieć kod funkcji 507?

Dział Rehabilitacji w rozumieniu OPK realizującego świadczenia/zabiegi z zakresu rehabilitacji ogólnoustrojowej jest OPK proceduralnym o kodzie funkcji 507.

Załącznik nr 2, p 1.2 – zwracamy uwagę, że wprowadzany model w znaczny sposób komplikuje gromadzenie danych medycznych w systemie HIS oraz danych kosztowych w systemie FKK, wprowadzając bardzo dużo dodatkowej ewidencji medycznej na SOR. Taki model dodatkowo powoduje przemieszanie się kosztów oddziałów z kosztami SOR, co utrudnia prowadzenie działań zarządczych na oddziałach. Jeżeli szpital prowadzi analizę kosztów SOR w inny sposób (osobno działalność ryczałtowa wg produktów, a osobno działalność „szpitalna” wg ścieżki pacjenta), to konieczne jest w dodatkowych kalkulacjach zarządczych wycofanie wszystkich rozliczeń i zebranie kosztów do jednego OPK SOR jako miejsca gromadzącego koszty, a nie centrum wyniku. W rozporządzeniu brakuje przypisania kodów funkcji dla dodatkowych ośrodków pomocniczego i proceduralnego, chyba, ze ośrodki te nie mają mieć przypisanej specjalności 4902. Rozporządzenie nie wyjaśnia również jak postępować z kosztami rozchodów na pacjenta w SOR i kosztami osobodni w SOR dla pacjentów przekazywanych na oddziały szpitalne. Rozporządzenie nie reguluje również co należy robić z kosztami procedur wykonywanych na rzecz SOR przez inne ośrodki proceduralne. W efekcie powinien zostać wyróżniony kolejny OPK dla SOR o kodzie funkcji 504, natomiast wg załącznika nr 3, ta specjalność nie jest powiązana z kodem 504.

Projektując numerację OPK w nowym układzie należy wydzielić Izbę Przyjęć czy część SOR służące wykonaniu ryczałtu (OPK 5034900, 5034902), od Izby Przyjęć, czy części SOR służące przyjęciom planowym 5304900?. Czy została opracowana metodologia takiego rozdziału? Czy w pierwszym etapie wdrożenia standardu możliwe jest stosowanie uproszczenia, że wszystkie koszty Izby Przyjęć, czy SOR zbiera się na koncie 530 XX XX , a następnie dokonuje się podziału wg klucza liczby pacjentów na OPK zadaniowy IZBY, czy SOR ?

Dla OPK SOR ryczałt – taka zasada też ma obowiązywać tj. ewidencja wg kosztów wg rodzaju? Czy do OPK ryczałt księgujemy tylko za pośrednictwem innych OPK-ów SOR (530, 507)?

Czy koszty Izby Przyjęć należy podzielić na pacjentów, którzy zostali skierowani na oddział (przeksięgować tą cześć) i którzy po zaopatrzeniu zostali odesłani do domu (koszty zostają na Izbie Przyjęć)?

Jak należy księgować koszty na Izbie Przyjęć? Czy w izbie przyjęć mają być teraz np. 2 ośrodki – rejestracja i ośrodek proceduralny?

Agencja przygotowała i umieściła na stronie materiał dedykowany prawidłowemu rozliczaniu kosztów funkcjonowania SOR/IP.

Początkowo koszty SOR/IP powinny być gromadzone na przykład na OPK pomocniczym i proceduralnym (oba bez specjalności 4902/4900), dopiero później koszty powinny być rozdzielane dwiema drogami na SOR/IP ryczałt (4902/4900) oraz na oddziały (4*** czyli kod funkcji 504).

Aktualnie nasze OPK dla SOR to:

501-00-01 – SOR – koszty wspólne

501-00-02 – SOR – gabinet internistyczny

501-00-03 – SOR – gabinet chirurgiczny

 

Czy nowe OPK dla SOR powinny być:

530-xx-xx – Obszar rejestracji i Przyjęć SOR – podział wg liczby przyjęć na 503 ryczałt dobowy i 504 oddziały

507-xx-xx – Obszar konsultacyjny SOR – podział wg liczby konsultacji na 503 ryczałt dobowy i 504 oddziały

507-xx-xx – Obszar proceduralny SOR – podział wg liczby i normatywu/ kosztu procedury ICD-9 na 503 ryczałt dobowy i 504 oddziały

Zaproponowany powyżej nowy układ OPK funkcjonujących w ramach SOR/IP jest poprawny.

Czy na OPK 530-xx-xx – Obszar rejestracji i Przyjęć SOR należy ująć personel pomocniczy niemedyczny (np. salowe) i osoby nadzorujące pracę w SOR?

Personel niemedyczny oraz osoby nadzorujące  powinny być ujęte w ośrodku działalności pomocniczej 530 – Obszar rejestracji i przyjęć; jest to OPK  w którym ujmuje się zarówno koszty związane z rejestracją i przyjęciem w SOR-ze, ale również tzw. koszty wspólne ( poczekalnie, korytarze, toalety, itp.); koszty te „rozchodzą się” za pacjentem: albo w 503 -Ryczałt Dobowy SOR, albo w 504 – Oddziały szpitalne liczbą zarejestrowanych pacjentów.

Czy na OPK 507-xx-xx – Obszar konsultacyjny SOR  mają być ujmowane koszty wynagrodzeń przeprowadzanych konsultacji przez lekarzy aktualnie dyżurujących na SOR? Jakie inne koszty oprócz wynagrodzeń lekarskich powinny być tu ujmowane?

Obszar konsultacyjny to wszystkie gabinety lekarskie, w których są badani pacjenci trafiający na SOR przez lekarzy chirurgów, neurologów, ortopedę , internistów czy innych specjalności. Tak, mają być ujmowane koszty wynagrodzeń lekarzy, również pielęgniarek jeśli uczestniczą w tych konsultacjach oraz wszelkie inne koszty jak w każdym OPK, np. amortyzacja, energia itd. odnoszące się   do pomieszczeń, w których udzielane są konsultacje, zakładając, że konsultacje odbywają się w innych pomieszczeniach, niż rejestracja.

Czy na OPK 507-xx-xx – Obszar proceduralny SOR powinny być ujmowane wynagrodzenia pielęgniarek i ratowników (ale bez lekarzy – wątpliwość dot. np. procedur ortopedycznych)? Czy obszar proceduralny to łącznie część łóżkowa, zabiegowa, pomieszczeń, w których odbywa się konsultacja i wykonuje się część czynności medycznych?

Jest to ośrodek proceduralny podobnie jak blok operacyjny w szpitalu, gdzie ujmowane są koszty osobowe lekarzy i pozostałego personelu, który bierze udział podczas wykonywanych procedur medycznych (badań, zabiegów, itp.). Obszar proceduralny – to wszystkie pozostałe procedury wykonywane na SOR-ze (poza obszarem konsultacyjnym).

Czy badania zlecone na SOR i wykonane w trakcie pobytu na SOR (również zakupione na zewnętrz np. TK i MR) mają ostatecznie bezpośrednio zostać przypisane do oddziału, na który pacjent został przeniesiony i ostatecznie rozliczony (504), czyli również do części SOR – ryczałt dobowy (503), czyli wówczas nic już nie przechodzi np. przez obszar proceduralny?

Koszty badań z pracowni proceduralnych lub zakupionych na zewnątrz mają ostatecznie zostać przypisane „za pacjentem” albo do oddziału (504) albo do SOR/IP ryczałt dobowy (503). W całości  muszą się rozliczyć na 504 i na 503.

Czy przy wydzieleniu obszaru segregacji i Przyjęć SOR, obszaru konsultacyjnego, obszaru proceduralnego oraz przy założeniu, że badania zlecone do innych OPK „idą za pacjentem” – zasadne jest podtrzymanie podziału na część internistyczną i chirurgiczną.

Obszar konsultacyjny dotyczący konsultacji internistycznych, chirurgicznych, czy innych może być jednym OPK : 507- Obszar konsultacyjny SOR, natomiast wszystkie pozostałe procedury należy ująć w OPK 507- Obszar proceduralny SOR.

Jak potraktować SOR okulistyczny, który jest przy umiejscowiony bezpośrednio przy oddziale okulistycznym, ale pacjent oczywiście przechodzi przez obszar rejestracji i Przyjęć SOR i dopiero później jest kierowany do części okulistycznej?

Jeśli ryczałt dobowy SOR obejmuje również SOR okulistyczny, wówczas wszystkie koszty rejestracji i przyjęć są kosztami OPK 530 – Obszar rejestracji i przyjęć w SOR, a procedury wykonywane w SOR-ze okulistycznym, są kosztami OPK 507– Obszar proceduralny SOR.

Czy osobno wydzielić OPK dla IP psychiatrycznej i czy ten podział ma być, aż tak szczegółowy? – Izba funkcjonuje niezależnie od SOR.

Oddzielny OPK dla IP psychiatrycznej wydziela się do przyjęć planowych; tacy pacjenci nie przechodzą przez SOR.

Załącznik nr 2, p.1.3 – Czy oddział OINK spełnia wymogi dla ośrodka proceduralnego? Czy celem wyodrębniania OINK jako ośrodka proceduralnego jest zmniejszenie kosztu osobodnia na oddziale kardiologii poprzez wydzielenie kosztownych procedur do dodatkowego ośrodka proceduralnego? Jeśli tak to prośba o wskazanie jakiejś propozycji katalogu procedur oddziałowych przekazywanych do realizacji w osobnym OPK proceduralnym. Jednocześnie zwracamy uwagę, że w części szpitali oddział OINK jest osobnym oddziałem względem oddziału kardiologicznego, ma osobny OPK i nie powoduje zaburzenia dla wyliczanego kosztu osobodnia na oddziale kardiologii. Czy w takim przypadku jest zasadne przerabianie oddziału na ośrodek proceduralny (zwracamy uwagę na bardzo silne komplikacje od strony systemu informatycznego)? Czy w takim przypadku zasadne jest wydzielanie dodatkowego ośrodka proceduralnego OINK z oddziału OINK? Analizując przypisanie kodów specjalności do kodów funkcji wynika, że stworzenie oddziału OINK jako osobnego oddziału z osobnym OPK jest niepoprawne.

Oddział OINK według Załącznika nr 2 pkt. 1.3 jest OPK proceduralnym o kodzie resortowym 4106.

Celem wyodrębniania OINK jako ośrodka proceduralnego jest zmniejszenie kosztu osobodnia na oddziale kardiologii poprzez wydzielenie kosztownych procedur do dodatkowego ośrodka proceduralnego.

Przykładowe procedury realizowane w OINK to np.: perikardiocenteza, pleurocenteza, elektroterapia zaburzeń rytmu serca i przewodnictwa, kontrapulsacja wewnątrzaortalna.

Czy zawsze należy rozdzielać OPK?  Jaką zasadę przyjąć przy wydzielaniu OPK poza przypadkami jasno wskazanymi do wydzielenia. Dla przykładu: Pracownie EKG, USG itp działające w ramach oddziału. Mogą wystąpić trudności w przypisaniu kosztów bezpośrednich do takich OPK. Nakład pracy związany z księgowaniami może być nieproporcjonalny do celu jaki chcemy osiągnąć.

W przypadku np. Gabinetu EKG, USG funkcjonującego w ramach oddziału szpitalnego, które świadczą usługi jedynie dla pacjentów hospitalizowanych na tym oddziale (sprzęt jest obsługiwany przez personel tego oddziału) nie ma konieczności wydzielania odrębnych OPK.

Czy salę porodową mogę połączyć z salą cięć cesarskich, jest na jednym oddziale?

Czy koniecznym jest wydzielanie bloku porodowego z oddziału położniczo-ginekologicznego jeśli nie mamy i nigdy nie mieliśmy takiej komórki w Rejestrze Podmiotów Leczniczych?

Zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia OPK działalności podstawowej scharakteryzowanej kodami charakteryzującymi specjalność komórki organizacyjnej, przypisanymi do kodów funkcji 500-506 nie może być łączony kosztowo w jeden OPK z OPK proceduralnymi scharakteryzowanymi kodami charakteryzującymi specjalność komórki organizacyjnej przypisanymi do kodu funkcji 507, wskazanymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Sala porodowa i sala cięć cesarskich są OPK o charakterze proceduralnym, należy je zatem wydzielić z oddziału położniczo-ginekologicznego.

Należy również rozdzielić salę porodową i salę cieć cesarskich z uwagi na odmienność realizowanych procedur (poród siłami natury vs poród przez cesarskie cięcie).  Brak rozdzielenia kosztów powoduje, że koszty stałe nie będą zróżnicowane w poszczególnych świadczeniach.

Czy możliwe jest stosowanie analityk do OPK w celu dokładniejszego rozpływu/wydzielenia kosztów? Np. Dotychczas funkcjonujący w naszym szpitalu Zakład Diagnostyki Obrazowej (512-07-00), na którym gromadzone są koszty stałe i zmienne jego funkcjonowania, tj. wspólne dla wszystkich podległych mu pracowni (bez kosztów amortyzacji aparatów, ich naprawy i przeglądów) posiada analityki do każdej podległej mu pracowni, na których gromadzone są wszelkie koszty związane z utrzymaniem aparatury medycznej (amortyzacja, naprawy, przeglądy), tj.:

– 512-07-01 Ramię C,

– 512-07-02 RTG prześwietlenia,

– 512-07-03 Tomograf komputerowy,

– itd.

W przypadku Zakładu Diagnostyki Obrazowej należy wydzielić odrębne OPK proceduralne o kodzie funkcji 507 dla każdej z Pracowni, biorąc pod uwagę rodzaj i zakres świadczonych usług np. Pracownia TK, Pracownia MR, Pracownia RTG, Pracownia USG, itp. Dla każdego  z tych OPK należy prowadzić ewidencję kosztów bezpośrednich – w układzie rodzajowym zgodnie z wykazem kont zespołu „4” Załącznik nr 5 do Rozporządzenia. Koszty bezpośrednie, których nie można przypisać do OPK w sposób jednoznaczny na podstawie dokumentów źródłowych, są przypisywane według standardowych rozdzielników kosztów wspólnych, określonych w załączniku nr 6 do rozporządzenia. Dopuszcza się stosowanie u świadczeniodawcy rozdzielnika kosztów innego niż określony w załączniku nr 6 do rozporządzenia, jeżeli zasadność jego zastosowania jest uzasadniona możliwością dokładniejszej alokacji kosztów. W celu określenia kosztów pośrednich OPK dokonuje się alokacji kosztów OPK działalności pomocniczej. Dla każdego OPK działalności pomocniczej ustala się klucz podziałowy, zgodnie ze standardowymi kluczami podziałowymi służącymi rozliczaniu kosztów działalności pomocniczej, które zostały określone w załączniku nr 7 do rozporządzenia.

Czy zalecany jest bardziej szczegółowy podział w obrębie zakładów rehabilitacji – chcemy się wycofać z podziału na fizykoterapię, kinezyterapię itd. ponieważ doświadczenie pokazuje, że trudno „sensownie” przypisać koszty i ostatecznie kierownicy większość przypisywali na koszty wspólne, ale nie z wygody tylko z braku możliwości bardziej szczegółowego podziału. Personel nie jest przydzielony do jednego typu zabiegów.

Zasadnym jest posiadanie jednego OPK : 507- Dział Rehabilitacyjny/Zakład Rehabilitacyjny, do którego przypisany jest cały personel, który się rotuje podczas wykonywania zabiegów; wykaz procedur powinien wówczas obejmować całokształt pracy tego OPK, tj. wszystkie wykonywane tam procedury.

Można prosić o przykład gdzie w jednej komórce (OPK) są udzielane świadczenia finansowane przez NFZ i komercyjne? 

W przypadku OPK proceduralnych przykładem OPK, które udzielają świadczeń finansowanych ze środków publicznych i komercyjnie jest np: Pracownia TK, Pracownia MR, Pracownia PET, Zakład Diagnostyki Molekularnej, Pracownia Scyntygrafii.

Czy chirurgię jednego dnia należy dzielić na blok, oddział itd?

W przypadku zakresu świadczonych usług chirurgii „jednego dnia” należy wyodrębnić OPK działalności podstawowej jako oddział szpitalny, w którym będzie realizowane świadczenie  – hospitalizacja w trybie jednego dnia oraz OPK proceduralny – Blok, w którym będą realizowane procedury zabiegowe. Wówczas należy sporządzić ich wykaz i dokonać ich wyceny zgodnie z Rozporządzeniem.

Jaki kod funkcji ma mieć laboratorium wykonujące badania dla POZ, poradni specjalistycznych i komercyjne, 507 czy 530?

Każdy typ laboratorium np. Zakład Diagnostyki Laboratoryjnej, Zakład Markerów Nowotworowych, Zakład Mikrobiologii, Zakład Diagnostyki Molekularnej jest OPK proceduralnym o kodzie funkcji 507.

Czy dział anestezjologii nie jest z założenia proceduralny? w związku z czym jego koszty rozchodzą się na inne OPK. Jak to się ma do bloku operacyjnego?

Dział/Oddział anestezjologii o kodzie resortowym 4950 jest OPK proceduralnym gromadzącym koszty wynagrodzeń zespołów anestezjologicznych zajmujących się znieczulaniem i/lub innymi procedurami np. implantacja portów naczyniowych, założenie cewnika do żyły centralnej itp. . Koszty tego OPK, zgodnie z Rozporządzeniem, są rozdzielane na te OPK, na rzecz których realizowane były procedury , zgodnie z kluczem stanowiącym iloczyn liczby procedur i jednostkowych kosztów wytworzenia. Blok Operacyjny i Dział/Oddział anestezjologii o kodzie resortowym 4950 stanowią dwa odrębne OPK proceduralne realizujące różne rodzaje procedur, których koszty są alokowane na jednostki zlecające np. oddziały szpitalne, na których hospitalizowani są pacjenci poddawani zabiegom operacyjnym.

Czy jest przygotowany przykładowy OPK docelowy dla podmiotów realizujących świadczenia  z zakresu POZ + AOS?

Agencja na swojej stronie udostępniła przygotowany materiał wraz z praktycznymi przykładami dla w/w podmiotów. 

Medycyna pracy na rzecz innych podmiotów – czy to 540 działalność komercyjna medyczna czy 545 działalność komercyjna niemedyczna?

Medycyna pracy świadczona na rzecz innych podmiotów to działalność komercyjna medyczna – kod funkcji 540.

Dlaczego OPK takie jak: (4132) Stacja dializ, (4106) Oddział intensywnego nadzoru kardiologicznego (OINK) funkcjonujące w naszym szpitalu, mają być traktowane jako OPK proceduralne, o kodzie funkcji/kodzie syntetycznym „507” skoro takowymi nie są. Nie są to działalności służące innym ośrodkom kosztów, lecz ośrodki których działalność uregulowana jest na podstawie zawartych umów z NFZ. Czy pomimo tego należy przypisać je go grupy „507”?

Charakter danego OPK określa się w oparciu o realizowane w nim świadczenia. OINK czy Stacja dializ są komórkami organizacyjnymi, w których realizowane są wyłącznie procedury, zatem w świetle Rozporządzenia są to OPK proceduralne. Alokacja kosztów OPK proceduralnych jest dokonywana w taki sposób, aby wszystkie koszty OPK zostały alokowane na rzecz OPK, dla których były świadczone usługi, przy zastosowaniu kluczy podziałowych zgodnych ze standardowymi kluczami podziałowymi służącymi rozliczaniu kosztów działalności podstawowej, w tym OPK proceduralnych, określonymi w załączniku nr 8 do rozporządzenia. W przypadku, gdy dany OPK proceduralny wykonuje również świadczenia np. bezpośrednio finansowane przez NFZ czy też świadczenia komercyjne, tą część kosztów należy przenieść na OPK o kodzie funkcji odpowiednio 508 i 540.

 

STANDARDOWE ROZDZIELNIKI KOSZTÓW WSPÓLNYCH

 

Według jakiego klucza uwzględniając rozporządzenie powinno być rozliczane sprzątanie oraz pranie?

W przypadku usług sprzątania jest to powierzchnia pomieszczeń z uwzględnieniem jej rodzaju, natomiast dla usług prania – liczba kilogramów lub liczba sztuk (w przypadku bielizny oznakowanej).

Załącznik nr 7 – Czy wykazanie różnych kluczy dla apteki magazynowej i apteki „produkcyjnej” wymusza wydzielenie osobnych OPK i prowadzenie ewidencji zleceń do apteki proceduralnej z innych ośrodków?

Tak, należy wyodrębnić na dwóch osobnych OPK:

1) Aptekę szpitalną (działalność magazynowa) i rozliczać ją kluczem – liczba pozycji na dokumentach rozchodu wewnętrznego

2) Aptekę szpitalną (działalność farmaceutyczna np. pracownia leku cytotoksycznego, pracownia żywienia pozajelitowego) i rozliczać ją kluczem – liczba zleceń

Apteka – zakładają Państwo, ze obsługa wydań narkotyków i tabletek na ból głowy jest identyczna – czy klucz podziału wg wartości leków (z wykluczeniem programów lekowych) jest dalej dopuszczalny?

Załącznik nr 7 Rozporządzenia wyraźnie wskazuje, że jedynym prawidłowym kluczem podziałowym
w przypadku Apteki/ Działu farmacji jest liczba pozycji na dokumencie rozchodu wewnętrznego. Założenie, aby OPK ten był rozliczany wartością wydanych leków jest błędne ze względu na fakt ogromnej rozbieżności cenowej nawet w jednorodnych grupach leków np. antybiotyków, leków p/wirusowych, preparatów krwiozastępczych itp. Przyjęcie takiego klucza doprowadziłoby do sytuacji, gdzie wydanie leków nie wymagających dużej obsługi ale posiadających dużą wartość obciążałoby dany OPK większym kosztem niż czasochłonne wydanie leków posiadających niską wartość.

Załącznik nr 7, klucz podziału dla Działu informatyki to liczba osób z uprawnieniami dostępu do systemów informatycznych świadczeniodawcy. Co jeśli jeden lekarz ma uprawnienia do pracy w Oddziale, Poradni, Izbie przyjęć i bloku operacyjnym? W jaki sposób wyznaczyć taki klucz? Czy można zastosować ilość stanowisk komputerowych przypisanych do OPK?

Zaproponowany w rozporządzeniu klucz podziałowy dla Działu Informatyki uwzględnia kryterium liczby osób z uprawnieniami dostępu do systemów informatycznych – w przypadku, gdy 1 pracownik posiada uprawnienia do pracy w systemach kilku OPK, można przyjąć to jako 1 dostęp – wówczas można przyjąć klucz podziałowy zastosowany przy podziale wymiaru etatu np. lekarz 0,6 Oddział, 0,2 Poradnia, 0,1 Izba Przyjęć, 0,1 Blok.

Załącznik nr 7, Kuchnia, co jeśli są przygotowywane również posiłki dla osób z zewnątrz np. rodzice dzieci, stołówka dla pracowników, czy dowolne osoby z zewnątrz. W jaki sposób ilość sprzedanych posiłków dla takich osób zestawić z ilością osobodni żywienia?

Jeżeli w Kuchni/Dziale Żywienia są przygotowywane posiłki w ramach osobodni żywienia dla pacjentów hospitalizowanych w jednostce oraz innych odbiorców komercyjnych, np. odpłatne obiady dla pracowników to należy stworzyć wykaz diet, posiłków, który uwzględni rzeczywistą produkcję
i dokonać ich wyceny. Wówczas na podstawie ewidencji koszty za osobodni zostaną przekazane na poszczególne OPK szpitalne, natomiast koszt produkcji związany z działalnością komercyjną będzie przekazany na odrębnie wydzielony OPK o kodzie syntetycznym 545 „kuchnia sprzedaż komercyjna”.

W przypadku wątpliwości – kto będzie decydował czy zastosowany inny podzielnik jest na pewno dokładniejszy?

Pozostawienie świadczeniodawcy możliwości zastosowania innego od określonych w rozporządzeniu rozdzielnika kosztów nie wiąże się z koniecznością rozstrzygania czy jest on bardziej dokładny czy nie; natomiast w takim przypadku niezbędne jest przekazanie do Agencji informacji o rodzaju zastosowanego rozdzielnika. Za stronę merytoryczną zastosowanych własnych rozdzielników kosztów odpowiedzialny jest Kierownik jednostki.

KOSZTY OSOBOWE

 

W jakim celu wprowadzono tak szczegółową ewidencję kosztów dotyczących wynagrodzeń?  

Rozporządzenie wprowadza obowiązek ewidencji całościowych kosztów wynagrodzeń pracowników z uwzględnieniem podziału na 16 kategorii personelu. Takie rozwiązanie stanowi narzędzie zarządcze, które pozwoli na dokładne monitorowanie dynamiki zmian w zakresie wynagrodzeń oraz na prostsze ustalenie stawek godzinowych i ich weryfikację.

Zaproponowany podział kosztów personelu medycznego według formy zatrudnienia i grup zawodowych jest również istotny dla prawidłowej wyceny procedur medycznych oraz wynika ze stosowanej metodyki taryfikacji świadczeń i jest zgodny z plikiem FK, za pomocą, którego zbierane są dane finansowo-księgowe.

Co jeśli oprogramowanie jednostki uniemożliwia podział na grupy personelu? Czy jednostka jest zobligowana do takiego podziału kont 404?

Zapisy rozporządzenia wprowadzają podział na 16 kategorii personelu, ich wdrożenie jest obligatoryjne dla świadczeniodawców (oczywiście w zakresie grup personelu, które występują w danej jednostce).

Jak księgować wynagrodzenia pracowników oraz kontrakty lekarskie?

W przypadku kosztów osobowych z tytułu umów o pracę, zlecenia, o dzieło i innych umów cywilno-prawnych, koszty te w rozbiciu na poszczególne składniki wynagrodzeń i/lub rodzaje umów ujmowane są na koncie syntetycznym 404 Wynagrodzenia (z uwzględnieniem analityki obejmującej kategorie personelu).

W przypadku kosztów osobowych z tytułu umów cywilno-prawnych zawieranych z podmiotami prowadzącymi działalność leczniczą, koszty te są ujmowane na koncie syntetycznym 402 Usługi obce w rozbiciu na podwykonawstwo medyczne –
402-02-04, podwykonawstwo medyczne – dyżury – 402-02-05, podwykonawstwo medyczne – dyżury pod telefonem – gotowość – 402-02-06 (z uwzględnieniem analityki obejmującej kategorie personelu).

AOTMiT przygotowała i umieściła na stronie materiał wraz z praktycznymi przykładami w zakresie ewidencji czasu pracy oraz kosztów wynagrodzeń personelu w ramach umów o podwykonawstwo medyczne.

Jesteśmy szpitalem klinicznym, który otrzymuje środki z MZ m.in. dla rezydentów. Aktualnie przychody z tego tytułu są ewidencjonowanie  jedną kwotą na koncie „760” z przypisanym ogólnym OPK „550” dla rezydentów. Czy nowy standard wymaga abyśmy zastosowali podział tych środków na poszczególne OPK , zgodnie z miejscem pracy rezydenta? Innymi słowy czy w ramach nowo utworzonej ” 7” przypisujemy nowy OPK np. „528 – rozliczenie – lekarze rezydenci” i rozbudowujemy analitykę o kolejne poziomy (oddziały) „504” gdzie są zatrudnieni rezydenci??

Wymiar zatrudnienia oraz koszt wynagrodzeń personelu, w tym lekarzy rezydentów, należy wykazywać w tych OPK, na rzecz których faktycznie świadczona była praca.

Przykładowo, jeżeli lekarz rezydent pracuje w Oddziale Kardiologii, to jego wynagrodzenie powinno być ewidencjonowane na poszczególnych kontach 404-**-**-02  tego OPK. Z kolei jeżeli lekarz rezydent pracuje w Oddziale Kardiologii i w Poradni Kardiologicznej to jego wynagrodzenie powinno być ewidencjonowane na poszczególnych kontach 404-**-**-02 tych OPK, proporcjonalnie do wymiaru pracy świadczonej w każdym z nich.

Czy lekarze rezydenci mają mieć dzielone koszty na refundowane i nierefundowane?

AOTMiT, na potrzeby wyceny świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, w pliku FK gromadzi dane o wynagrodzeniach lekarzy rezydentów w podziale na refundowane oraz pochodzące ze środków własnych podmiotu leczniczego, co jest istotne z uwagi na odrębne źródła finansowania.

Taki podział kosztów może zostać dokonany na IV i dalszych poziomach analitycznych kont zespołu 4, w zależności od potrzeb świadczeniodawcy.

Pytanie na jakie OPK sortować wynagrodzenie chorobowe (spodziewam się dużej ilości nieobecności z powodu pandemii) różnego personelu, proszę o opis postępowania w tym przypadku. 

Zgodnie z planem kont stanowiącym załącznik nr 5 do Rozporządzenia, wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy ewidencjonowane jest na kontach 404-01-12-**, z dalszym uszczegółowieniem na poszczególne kategorie personelu.

Do jakiej grupy zawodowej zakwalifikować kierowców transportu niemedycznego, do jakiej transportu medycznego?

Kierowcy transportu medycznego (jeżeli nie są równocześnie np. ratownikami medycznymi) i/lub niemedycznego powinni zostać zakwalifikowani do pozostałego personelu niemedycznego.

Propozycja rejestrowania wynagrodzeń obejmuje podział na 16 grup zawodowych typowych dla szpitali, jak rozwiązać problem u klientów medycznych prowadzących równocześnie działalność niemedyczną (np. uzdrowiska z produkcją wody mineralnej) zatrudniających inne kategorie pracowników.

Jeżeli podmiot posiada pracowników w grupach zawodowych/stanowiskach, których nie można przypisać do jednej z wymienionych w rozporządzeniu kategorii pracowników medycznych – wówczas należy zakwalifikować ich do pozostałego personelu niemedycznego a świadczeniodawca może w ramach potrzeb własnych rozszerzyć analitykę.

Do jakiej grupy zawodowej zakwalifikować pracowników produkcji parafarmaceutyków, kosmetyków, wody mineralnej w przypadku sanatorium/uzdrowiska?

Pracowników, których zakres czynności jest związany typowo z procesem produkcji i nie mają wykształcenia medycznego/farmaceutycznego należy zakwalifikować do pozostałego personelu niemedycznego – wówczas świadczeniodawca może w ramach potrzeb własnych rozszerzyć analitykę na inne nie wymienione w rozporządzeniu grupy zawodowe.

Czyli lekarz pracujący na OIOM i w dziale anestezjologii, ma być tylko na dziale anestezjologii?

W jaki sposób wydzielić wynagrodzenia lekarzy operatorów  pracujących jednocześnie w oddziale i poradni?

Rozporządzenie wskazuje prawidłowy podział wymiaru etatu, a co się z tym wiąże kompatybilnej alokacji kosztów osobowych między poszczególne OPK, w których praca danego pracownika jest w rzeczywistości wykonywana. Przykładowo, jeżeli założymy, że 1 etat = 160 godzin, w ramach których lekarz pracuje na rzecz jednego OPK (np. OIOM czy innego oddziału) 120 godz. to na ten OPK musi trafić 0,75 wymiaru etatu i adekwatnie 0,75 kosztów jego wynagrodzenia wraz z pochodnymi. Natomiast jeżeli pozostałe 40 godz. pracuje w innym OPK (np. Dziale Anestezjologii czy poradni) to tam powinno trafić 0,25 wymiaru etatu i adekwatnie 0,25 kosztów jego wynagrodzenia wraz z pochodnymi.

Czy lekarz anestezjolog zatrudniony na dziale anestezjologii – prowadzący wywiad anestezjologiczny na dowolnym oddziale – koszty wynagrodzeń mają pozostać na dziale anestezjologii – ta sama zasada co przy BO, czy ma być ta cześć wynagrodzenia wydzielona na oddział?

W przypadku lekarza zatrudnionego w danym OPK np. Dział Anestezjologii i wykonującego np. kwalifikacje do zabiegów operacyjnych na rzecz pacjentów hospitalizowanych na innych OPK, wówczas koszt tej konsultacji powinien być przekazany na dany OPK w formie procedury np. “kwalifikacja do znieczulenia”.

Co jeśli lekarz pełni dyżur tylko na 1 OPK – ten dyżur powinien być rozbity również na poradnie i pracownie?

Wynagrodzenie z tytułu dyżuru medycznego jest odrębną pozycją w wynagrodzeniu pracownika, jego koszt powinien trafić na OPK, w którym jest w rzeczywistości pełniony. W przypadku gdy dyżur jest pełniony w ramach 1 OPK, wówczas 100% jego wynagrodzenia trafia na ten OPK. Natomiast gdy w ramach dyżuru pracownik świadczy pracę na wielu OPK, np. 2 oddziały szpitalne, to wynagrodzenie
z tytułu dyżuru medycznego musi być podzielone proporcjonalnie między te OPK, np. liczbą hospitalizowanych/liczbą łóżek.

Czy w przypadku lekarza pracującego na jednym oddziale, a udzielającego konsultacji na innych oddziałach należy część kosztów jego wynagrodzenia dopisać do OPK komórki organizacyjnej, w której były udzielane konsultacje, a jeżeli tak to czy należy to wyliczać precyzyjnie w zależności od ilość konsultacji w danym miesiącu, czy możliwe jest uśrednienie tych kosztów?  

W przypadku gdy lekarz jest zatrudniony w danym oddziale (OPK) i udziela konsultacji na rzecz pacjentów hospitalizowanych w innych oddziałach (OPK), konsultacje te traktowane są jako procedury medyczne. Wówczas jednostkowy koszt wytworzenia takiej procedury należy obliczyć stosując jedną z metod wskazanych w załączniku nr 9 do Rozporządzenia, a następnie obciążyć poszczególne OPK kosztami stanowiącymi iloczyn liczby konsultacji i ich jednostkowego kosztu wytworzenia.

Rozporządzenie strona 6, pkt 10, jest napisane: Koszty osobowe personelu zaangażowanego w wykonywanie procedury medycznej ustala się na podstawie czasu trwania procedury (…). Czy nie powinno być na podstawie czasu pracy zaangażowania personelu w wykonywanie tej procedury?

Zapis został doprecyzowany w Załączniku nr 9 opisującym sposoby wyceny procedur medycznych, gdzie zapisano: koszty osobowe ustalone są na podstawie przeciętnego lub rzeczywistego czasu pracy zaangażowanego personelu (w zależności od przyjętej w jednostce metody).

Załącznik nr 9 p.3 – Czy kalkulacja całościowa oznacza że jest z dokładnością do szpitala a nie do ośrodka, w którym lekarz pracuje? Jaki jest cel stosowania przelicznika godzin na etat (160h) w sytuacji, gdy stawka jest i tak liczona w odniesieniu do jednej godziny?

Tak. “Koszty wynagrodzeń przypadające na jedną godzinę pracy oblicza się na podstawie całościowego zatrudnienia pracownika w podmiocie w przyjętym okresie (np. jednego roku)” oznacza, że jeżeli ewidencja kosztów wynagrodzeń i etatów w szpitalu jest niewłaściwa, tzn. lekarz pracujący w pracowni oraz w oddziale i poradni ma różne stawki wynagrodzeń wynikające z braku kompatybilności danych kosztowych z danymi etatowymi, np. 63 zł/h w pracowni, 21 zł/h w poradni i 102 zł/h w oddziale (co sugeruje, że większość kosztów zatrudnienia księgowanych jest w oddziale), w takim przypadku należy wziąć pod uwagę koszty wszystkich trzech OPK oraz etaty wszystkich trzech OPK, aby wyliczyć jednolitą stawkę tego lekarza w szpitalu.

160 h=1 etat, celem zastosowanie ujednolicenia przeliczeniowego

Jeśli w procedurze wykonują czynności 2 pielęgniarki – należy wpisać gdzieś tą informację? Czy też przemnożyć czas?

Informację o liczbie zaangażowanego personelu w danej grupie zawodowej można zaznaczyć w tabeli 2 Tabela nakładu czasu pracy osób wykonujących procedurę, w kolumnie “grupa personelu” lub jeżeli świadczeniodawca widzi taką potrzebę może uwzględnić ten fakt w odrębnej kolumnie. Istotnym jest, aby wycena procedury obejmowała całkowity czas zaangażowania wszystkich pracowników w trakcie jej wykonania.

 

EWIDENCJA KOSZTÓW W UKŁADZIE RODZAJOWYM

 

Czy w miejsca kont kosztów rodzajowych ujętych w zał.5 do rozporządzenia,  które nie występują w jednostce można wstawić inne występujące w jednostce? Jeśli nie to czy muszą być zakładane skoro będą generować salda zerowe.    

Czy Szpital zobowiązany jest wprowadzić wszystkie rodzaje kont rodzajowych w swoim Planie, czy może wprowadzić tylko te, które wiążą się  z jego działalnością   (pewne rodzaje kont nigdy nie zostaną wykorzystane do ewidencji kosztów ze względu na poziom referencyjny szpitala).

Czy konta zespołu 4, które nie występują w działalności leczniczej wykonywanej przez spółkę, należy mimo to wprowadzić do systemu księgowego?

Czy w przypadku braku jednej z grup zawodowych w ewidencji wynagrodzeń musimy zachować identyczne rozszerzenie na III poziomie jak w załączniku nr 5 do rozporządzenia.

Ewidencja kosztów rodzajowych musi być zgodna z załącznikiem nr 5 do Rozporządzenia. Podmioty powinny dostosować plany kont do swoich potrzeb i posiadać w systemie FK tylko te konta układu rodzajowego, które u nich występują. Innymi słowy, nie ma obowiązku tworzenia danego konta w przypadku, gdy w podmiocie nie występuje dany rodzaj kosztu. Świadczeniodawca może wprowadzać dalszą analitykę w ramach kont zespołu „4”, na tych poziomach analitycznych, w których ustawodawca przewidział taką możliwość.

Czy tak bardzo rozbudowane czwórki będą obowiązywać również w hospicjum?

Każdy Świadczeniodawca powinien wdrożyć te konta, które będą niezbędne do ewidencji wszystkich operacji/zdarzeń gospodarczych, nawet tych marginalnych, które mają miejsce w jego podmiocie. Poszczególne rodzaje kosztów w zakresie działalności leczniczej należy ujmować na kontach kosztów wynikających z załącznika nr 5 do Rozporządzenia.

Rozporządzenie strona 3, pkt 4: „Ewidencjonowanie kosztów świadczeń zdrowotnych rzeczowych następuje w momencie najbliższym rzeczywistemu ich zużyciu.” Czy to oznacza, że apteczki oddziałowe muszą być bilansowe, to znaczy momentem powstania kosztu jest podanie leku na pacjenta z apteczki oddziałowej (ewentualnie zużycie ogólne na odbiorcę)? To jest obligatoryjne?

A co jeśli jednostka nie posiada systemu obsługującego taki sposób ewidencji, nie posiada licencji na taką obsługę, nie posiada środków na zakup takiego oprogramowania?

Momentem najbliższym rzeczywistego zużycia leku bądź wyrobu medycznego jest moment faktycznego podania pacjentowi i według takiego „momentu” należy kwalifikować faktyczne zużycie. Jest to obligatoryjne w świetle przepisów rozporządzenia. Jeśli jednostka nie ma stosownego oprogramowania, można podjąć próbę, wraz z wdrażaniem standardu, opracowania innych rozwiązań, które byłyby pomocne przy określaniu momentu faktycznego zużywania leków.

Faktyczne zużycie – to oznacza ze jednostka musi traktować wydanie materiałów z apteki na apteczki oddział